什么叫办公软件系统(深度剖析办公软件系统)

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随着肺炎疫情的冲击,很多企业在短期内无法恢复现场办公,那么远程办公成为一个热门的应用。其实准确的说,远程办公应该属于企业的多方协作平台。我们看到华为首先开放了Welink,紧跟着阿里的钉钉、今日头条的飞书都快速跟上,腾讯、微软也纷纷拿出自家的远程办公软件共享。

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那么相对这些大企业,很多中小企业从没有这么大规模的远程办公经验,根本不知道如何挑选合适的远程办公平台。所以今天我来给大家介绍一下,挑选企业远程办公协作软件,需要考虑哪些因素。我将会从否定一些固有的思维来出发来介绍企业远程办公协作究竟需要什么。

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抓住五大要素!深度刨析远程办公软件系统的需求,这么选就对了
1、远程办公不仅仅是手机APP

远程办公系统一般是多平台的,但是什么叫多平台,很多朋友对这个概念比较模糊。多平台是指要支持Web、IOS和安卓平台,支持智能手机和电脑接入,但是更重要的是远程办公协作平台应该作为一个企业中台,支持多种办公终端接入。这是因为远程办公不仅仅是在家里办公,还应该支持在公司内、出差甚至和客户沟通等多种场景

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很多人理解远程办公系统就是一个手机APP,其实不然。企业的远程办公系统应该是一个类似中台的系统,起到了一个连接全公司的办公相关终端的概念,也是万物互联的概念的一种。不但要支持传统的电脑、手机,还需要支持配套的会议终端等常用的办公系统。

正因为远程办公系统提供的是类似的中台的能力,所以远程办公系统会连接企业后端的数据库、存储等网元。例如字节跳动的飞书,就支持非常深度的共享功能,例如共享存储空间,在线文档等。

2、远程办公不仅仅是邮件

很多朋友一提到远程办公,就认为主要是邮件沟通。其实邮件是远程办公一个最基础基础的功能,多方协作的远程办公可不仅仅是邮件那么简单。

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邮件只能解决远程办公的一部分简单的沟通问题,因为邮件最大的问题就是时效性,当你有紧急的失去时,邮件并不会及时通知你响应。而多方协同办公最主要的需求就是沟通。所以邮件只是远程办公的基础部分。但是远程办公软件必须能够内嵌邮件系统,尤其是手机端的APP。

3、远程办公不仅仅是简单的视频通话

这里还有一个误区,很多朋友认为,远程办公的远程会议,就是软件开启面对面的音频和视频的交流,其实并不是这么简单,远程会议一定是远程办公一个非常大的应用场景,但是这个绝对不仅仅是远程通话,或者多方视频那么简单

远程会议包括多方的视频、音频通话,也包括桌面共享、文件共享等多个操作。因为远程办公最重要的是协作,而沟通只是协作的一部分。所以我认为远程办公所用的视频会议软件,是远程视频通话的升级版本。

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有几个主要的场景需要考虑,比如预约多方会议、多方会议召开时共享桌面,共享的权限传递,甚至于控制桌面的权限转交等等,这些都是多人协作办公讨论所必须具备的功能。尤其重要的是,现在4G网络已经足够通过手机开视频会议,所以手机、PAD终端支持视频会议是必须的功能

4、远程办公软件需要给企业提供开放的二次开发接口

很多远程办公软件具备企业的信息展示能力,比如说在软件的某一个页面上内置企业的新闻链接等等。但是我之前也说过,企业的远程办公的软件,应该起的是类似于中台的作用。

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我们看看字节跳动的飞书软件,其实就内嵌了很多的应用,例如人事、财务、会议室预定等很多的功能。这就是一个典型的企业内部多应用的集成。

所以一个好的远程办公平台,除了提供给企业的办公基本能力,也需要能提供开放的接口,让企业自己可以发内嵌自身的应用。甚至好的远程办公平台,可以提供类似微信那种小程序的能力。因为一些大型的企业总有自己的一些应用,如何和远程办公相结合,就非常的重要。

其实如果真的再仔细想想,好的远程办公软件也能提供一些发文或者会签这种基本的能力

5、远程办公软件不仅仅是单个软件

最后一点是,企业的远程办公是一个平台,不仅仅是一个软件,不仅仅是手机的APP,或者桌面的应用软件,更是一个平台。所以企业的远程办公软件实际上是一系列的软件。包括即时通信工具,会议软件,远程接入控制软件、打卡软件等等

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尤其是远程接入控制的功能,对企业的远程办公至关重要,因为远程办公很可能是在家办公,或者通过互联网接入,这个时候为了企业的信息安全着想,需要控制每个人的接入权限。再比如说,有的企业需要远程打卡定位的功能,这时候这个功能可能需要作为一个单独的软件。但是这个软件又是依附于整个远程办公系统的。

如何选择合适的远程办公软件、系统

首先的建议是,一般我们推荐远程办公平台,都建议选择大厂的平台,大厂的远程办公平台,很多都是大厂内部自己使用的软件包装一下拿来在外面使用,所以软件的适应性更强,更加稳定。如果是一些中小的远程办公软件(平台),根本没有那么海量的并发环境来验证软件的稳定性,实际使用很可能出问题。

比如字节跳动的飞书,实际上就是自己内部的办公软件的对外公开的版本,华为的Welink也是一样,华为的Welink就是华为内部使用多年的远程协作办公软件。所以,如果是没有什么太大的定制化的诉求,一般选择大厂的办公软件是最好的。

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其次要注意的是,企业需要考虑到底需要多少的功能,很多远程办公平台有很多典型的功能,但是不一定都是企业都要的。上面介绍了远程办公平台的很多论文,但是如果一些中小企业邮件和视频会议就够了,不用那么麻烦,那其实也并不是都要用的。

相对来说,字节跳动的飞书可以提供多样化的套餐,这样可以适用于大中小不同的企业需求。而且在抗疫期间,飞书免费给企业用户使用,尤其是湖北地区的用户,可以享受3年的免费使用,这个是非常给力的。

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