从“二上三下”运动看..企业的极致节俭

本文前言

..整个社会都认同节俭是美德不是小气。..各行各业的企业，不仅在规章制度上制定了一些节俭规定，而且定期组织内部..，总结指导节俭行为。 [原文来自：www.11jj.com]

★从一些..企业的员工手册上可以理解到，企业期望通过员工们的节俭行为，培养爱社精神，增加企业效益；从一些..企业员工的工作方式可以感受到，无论员工自觉减少打印资料，还是为了减少使用电梯而主动步行上下楼梯，都是期待通过这些日常节俭行为，逐渐养成良好习惯，提高职业素养；

[转载出处：www.11jj.com]

★从一些..企业家的自身行为可以注意到，日常并不穿金戴银，出差并不一定住豪华酒店。在..，不炫耀财富、不讲究排场、不攀比名牌，也是一种节俭精神；从一些..企业的产品广告上可以理解到，除了广告产品的自身功能功效外，企业还特别注重宣传产品的节能节电特点；从一些..企业对外公告的宣传资料中可以阅读到，企业不仅愿意积极承担社会责任，而且还愿意对外宣传自己企业的节俭事例。

从..企业现场的工作气氛中，我也观察到，..企业的节俭精神，已经反映在企业管理的方方面面。综合而言，我印象深刻的是一些..企业具体实施的节俭事例。

午休关灯

很多..制造业工厂的办公区域，在中午休息期间，一般是12点至13点之间，一律午休关灯。办公室内一片漆黑，如果企业员工需要紧急查找自己的物品，需要使用应急手电筒照明查找，，但是原则上禁止开灯。

在每个办公桌附近或者办公室的特定位置，一般都挂有防灾救急背包，包内装有应急手电筒。不过，除了制造业工厂之外，很多..企业在午休时间是安排专人轮流值班的，中午照常对外营业。

夜晚关灯

为了控制减少企业员工的加班时间，一些..企业规定夜晚的某个时刻后禁止加班。例如，一些..企业规定，繁忙季节在晚上9点后，繁忙之外的季节在晚上8点以后，办公区内的所有办公室实行统一关灯。有一些..企业甚至在规定时间点强制统一关闭包括电脑在内的办公设备。

不过，我也听闻过一些..企业员工对夜晚关灯规定的负面评价和消极执行的事例。实际上，作为普通的..企业员工，当天自己该完成的工作还是要完成的。无论是责任心的体现，还是担心领导对自己工作能力评价的压力，即使办公室夜晚关灯了，很多时候需要回家或者转移工作场所继续工作。

因此，即使在夜晚规定时刻把办公室的灯光统一实施了关灯，企业员工仍然不得不继续在家里或者咖啡店里加班工作的现象，这是一种被扭曲的企业文化，不值得提倡仿效。

巡视关灯

每个企业每个部门的下班时间不同，下班后各个办公室被利用的状况也不一样。为了检查员工下班后是否彻底实施关灯规定，也为了确认检查办公器具的电源关闭情况，很多..企业制定并实行巡视关灯制度。

本企业的值班人员或者是物业公司的值班人员，会在企业员工正常下班时间后，定时巡视办公区域，并详细记录下来每个办公室的灯光以及办公器具的电源关闭时间。

集中办公

一些..企业内部规定，根据加班员工座位分布情况，值班人员有权指示所有的加班员工聚集在同一办公区域内，实施加班时间的集中办公，并关闭其他办公区域的照明器具与电器设备。

外部中介服务机构临时在企业办公室时，必须在指定办公区域内工作，如果需要进出入办公区域，必须在值班室办理登记。

分区办公

一些..企业把办公大楼装修划分成不同功能区域，例如分别设计了日常办公区、外来接待区、吸烟区、内部员工站聊区、禁言区、静思区，等等。正常下班时间之后，大部分功能区域会关闭，这样便于值班管理和物业管理，有利于节省水电开支以及减少企业警备开支。

也有一些..企业仿效欧美企业的做法，把整个办公大楼只按照部门使用情况划分区域，任何员工没有固定座位，全面实行开放式流动办公区域。这样便于增加企业员工们的日常交流机会，提高企业的办公器具共享使用效率。

两面复印

很多..企业制定了复印机使用规则。其中的一个重要规定是，在复印企业内部使用的文件资料时，要求双面复印，以便节约纸张。但是，严格禁止使用已经记载了企业保密内容的单面复印纸张。

登记彩印

关于文件资料的彩色复印，有一些..企业规定，必须经过自己部门领导批准，而且在复印后，要记录登记在工作报告上，详细报告彩色复印目的和张数。

打印联网

很多..企业的打印机是联接网络的，使用打印机时需要员工输入自己的专用密码。在..，同时配置了打印和复印功能的复合功能的办公设备也很普及。每一位企业员工每一天的打印以及复印的信息，包括彩色打印、复印张数以及打印文件名称，实际上都是可以被自动备份记录的。据说，这样便于企业日后查询或者采取实时监控措施。

据我观察，为了防止不必要的打印行为，一些..企业也定期内部公开各个部门的打印数量，分析、比较其中是否存在浪费行为。

关于打印机联接网络时导致的信息安全影响，有过新闻报道，反映出打印机联网模式的一些弊端。以下图片是一篇相关新闻报道文章中的图示，提示了打印机联网必须提前采取的措施，注意网络信息安全。

成本公开

在一些..企业的复印机旁，经常可以看到一张复印纸张采购价格比较清单，详细列示了彩色复印纸和黑白复印纸的单价。这样的采购价格比较信息，虽然是提示参考，但是可以提高企业员工的成本意识，控制打印纸张的消耗。

无纸办公

最近几年，很多..企业制定了无纸化办公的规定，全面推行无纸化办公工作方式。对企业而言，这样做的好处很多。例如，可以节省纸张保护环境，可以节省纸质合同所需缴纳的印花税，可以加强信息保护，当然也可以顺便利用网络监控员工工作情况。

关于其中的几个重要的规定内容，做为举例，列举如下：

  1. 内务禁止打印。一些..企业规定，在处理本企业内部业务时，除了向外部单位提交的正式文件资料可以打印以外，原则上禁止书面打印，以便节约纸张。

  2. 推荐电邮传递文件。一些..企业大力推荐本企业员工，通过在电子邮件内添加附件的方式，向外部单位传递文件资料。停止使用传真机，不仅可以节约纸张，而且也有利于文件保密工作。

  3. 电子扫描存档。一些..企业把所有规章制度类文件以及需要共享的合同类文件，全部电子化扫描后，整理编号并设置密码，分类存档在企业内部的区域网内。

  4. 原本统一存放。把企业所有文件电子化存档后，文件原本由专人负责统一存放在指定文件柜内，不再书面打印。

  5. 积极推动文件电子化办公方式。根据业务需要，给使用电脑办公的员工配置与其电脑配套的一个电子显示屏，便于日常工作中读阅电子化文档，积极推动电子化处理文件。

  6. 全面实行电子审批流程。有一些..企业规定所有日常业务的各级领导审批，统一通过自动化办公系统电子完成。

  7. 全面推行电子订单以及电子合同制度。这样不仅可以节约纸张，而且节省印花税（根据..税法规定，电子订单以及电子合同等非纸质版订单合同，免交印花税）。

  8. 全面推行电子联网办公方式。所有与本企业关联公司的订单合同，实行电子联网，实现实时无纸化传递或者更新交易数据。争取与所有具备条件的供应商，通过网络自动化办公系统，无纸化完成签订订单或者合同。

二上三下

很多..企业内部，很多年前就开始推行“二上三下”运动，即“2 Up 3 Down”的电梯使用规定。企业在员工行动规范手册里明确规定，如果没有紧急事情时，应自觉避免频繁使用电梯，严格遵守“2 Up 3 Down”运动。

即在每一楼层的上2层下3层楼层之间行走移动时，尽量爬楼梯，不使用电梯。

特别是，在楼层不高的办公楼内，除了迎送客人以及搬运物品外，禁止员工使用电梯。

电车通勤

很多..员工每天乘坐电车上下班，包括一些大中型..企业的社长。很多..企业没有购置社长办公用车，认为这样可以节省一笔数目不小的经费，减少停车位的拥挤。

而且，很少听说有聘请专职司机的..企业，..企业员工外勤工作时，一般是自己驾驶公司的营业用车或者自己的车。也有一些..企业，鼓励企业员工骑乘自行车上下班，每个月发放自行车补贴。

一些..企业的社长外出办公时，除了电车无法到达的地方外，一般是租赁使用出租汽车公司的汽车，或者乘坐社长自己的车。..的电车是非常准时的，有利于掌握时间安排。很多..企业没有停车位，或停车位非常有限。因此，在..的一些大城市，如果不提前打招呼就私自开车去拜访客户，反而是给对方添加麻烦。

团购车票

对于本企业员工经常往来移动的交通区域，经费管理制度内明确规定，除非因工作需要，陪同客户一同乘车，否则包括社长在内的任何员工，必须使用“回数券”乘车。

所谓回数券，就是对团购的一种优惠售票方式，即在团体买入某一往来交通区域的车票时，一般是买10张赠送1张。所有“回数券”由总务管理部门统一购买，集中管理。

空调限温

一般情况下，很多..企业把夏季的办公室室内空调温度，设定为28度以上，室内冬季暖房空调温度，设定为23度以下。

为了防止空调显示温度出错，空调温度显示器旁边，还安置了温度计和湿度计，每天安排专人，轮值负责开关空调以及监控温度湿度。在一些工作人员较多的办公区域内，还在空调下方，安置了特制的电风扇，据说这样有助于保持室内恒温，节约空调用电。

这些企业把空调限温在28度，是依据..劳动安全卫生法的相关规定制定的。另外，..环境省（环保部）从2005年开始积极推进的夏季轻装运动时，作为保护环境改善地球温暖化的一项措施，推荐..企业把夏季的办公室室内空调温度限温在28度。

但是，实际上，..劳动安全卫生法规定的不是把空调限温设定为28度。具体而言，..劳动安全卫生法在企业场所卫生标准规则中明确规定，企业的办公场所在安装了空调设备的情况下，室温应努力控制在17度以上28度以下以及相对湿度在40%以上70%以下。

2018年夏天，..一些地区连续高温，据新闻报道，一些市民与中小学生中暑死亡，一些企业的员工也中暑病倒。因此，上述空调限温在28度的企业内部规定，遭到了企业员工的消极执行，一些社会人士也开始指责空调限温之类的规定。

有一些..企业开始逐渐允许各个业务部门自己灵活执行空调限温措施，空调限温28度的企业内部规定，在制度上仍然还存在，但在实际执行层面，企业已经不再强制性要求高温天气下必须遵守空调限温的规定。

通过这个空调限温28度的事例，我觉得可以总结出一些经验教训。例如，节俭是美德，但是过度节俭也可能会缺德。节俭不是小气，但是过度地要求企业员工节俭，则企业有可能缺失大气并失去大局。

关于我所经历的一些在..企业的现场访谈，以下图为例，可以观察到，在炎热的夏季，虽然有的企业规定，室内空调温度，必须设定为28度，但在客人即将来访之际，该企业负责接待的人员，已经很贴心地把空调温度，为来访客人设定在26度。

不过，为了提高企业员工的工作效率，一些..企业也在积极采取措施保持办公场所的工作环境。目前已经有一些..企业在研究防止员工打瞌睡的空调系统，利用办公环境的室内温度以及照明亮度、香味气味等综合分析工作中的员工瞌睡行为。

以此研究为基础，开发“瞌睡退散系统”之类的空调系统。据研究，在27度的室温下，当员工出现打瞌睡迹象时，利用冷气将室温降至24度，最能有效赶走瞌睡虫。

空调位置