要提高Excel的操作效率,这个话题很大,方法也有很多,但其中有一个套路,它的道理很简单却又在很多地方都普遍适用,那就是:批量化。
批量化,是提升操作效率的一道捷径,高手都会使用批量化操作,去代替重复的单个操作。
所以,我们今天主要聊一聊批量化操作中的两个关键套路:批量化的对象选取和批量化的数据处理。
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批量化的对象选取
对象选取有三个常用场景和套路:
❶ 选取连续相邻的对象,巧用SHIFT键
❷ 粗暴直接的全体选取,多用CTRL+A
❸ 选取特定条件的对象,利用定位功能
❶
SHIFT键的应用
使用场景:选取目标在空间上是连续的,且彼此相邻。
操作方法:先选中第一个对象,再按住SHIFT键的同时,去选取最后一个对象。这样就可以把这两端当中的所有连续对象一次性全部选中。
举两个具体案例。
【案例1】表格区域的选取
要求:
把第900行以后的表格内容复制到另一个工作表中。
普通小白操作:
先找到第901行,选中这一行之后,按住鼠标左键,然后向下拖拽,直到最末一行。
存在的问题:
这个过程当中必须始终保持按住左键,一旦松开了按键,那就前功尽弃了。
高效操作:
①选中第901行;
②拖动右侧的滑动条快速找到最末一行;
③按住SHIFT键的同时,去选取最末这行。
【案例2】多个工作表的选取
要求:
有一个记录全年销售数据的表格文档,每个月的数据单独存一个工作表,1、2、3三个月的表格都已经填好,现在想要继续添加其他月份。
普通小白操作:
老老实实一个一个地插入新的工作表了,然后把表头内容再一个一个的复制粘贴到这些新表上面。
高效操作:
①点击第一个工作表的标签;
②按住SHIFT键,去点击最后这个工作表的标签;
③选中了所有中间这些工作表后,单击右键鼠标选择【移动或复制】,直接复制出同样数目的一批工作表。
如果需要批量修改表头的内容或格式,也可以借助批量选取:
①点击第一个工作表的标签;
②按住SHIFT键,再去点击最后的标签;
③批量选中所有的工作表,这些工作表形成了一个【组】;
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