重大活动怎么筹备组织？(2)

建立指挥体系。接到一项重大活动任务，首先要明确指挥体系，也就是通常所说的筹委会，这是整个活动的总协调、总指挥机构（以下称“指挥部”）。所有信息都要汇总到指挥部，所有指令也必须由指挥部发出。指挥部负责明确活动的主题和目的、确定议程、制定预案、明确责任分工、协调落实等。根据活动内容的不同，还应设置综合协调、文书材料、现场布置、安全保卫、后勤保障等相关工作组（或确定相应任务的责任单位、责任人）。整个活动的开展要依靠这个指挥部来推动和督促落实。 [本文来自：www.11jj.com]

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拟定活动预案。预案内容要涵盖活动的全过程，从接待来宾或是活动报到开始，直至活动结束，并将参加人员全部送离。基本要素包括时间、地点、参加人员、车辆安排、食宿安排、活动议程、主席台座位图或站位图、责任分工、保障单位等，必要时，还要对卫生防疫、安全保卫、交通保障、电力供应等作出安排。有统一活动内容的还要拟定乘车安排和行车路线。特别要注意明确每个环节的相关任务、责任人和联系方式。

总之，各方信息、想到的所有问题和细节、有关部门和人员的具体职责等，都应该汇总到预案中，并根据“5W1H”确定最佳预案，即为什么制定该措施（Why）、达到什么目标（What）、在何处执行（Where）、由谁负责完成（Who）、什么时间完成（When）、如何完成（How）。之后，召集各有关部门进行讨论，调整和完善方案，并进一步明确活动中每个环节的责任单位、责任人和具体职责。一份好的预案，既能提纲挈领，又能查漏补缺。

进行实地演练。实地演练可以印证和完善预案。通过长期的工作实践，我们体会，以下几个关键点需要格外注意：

1. 主席台人员的范围和排序。首先确定主席台人员的范围，然后确定人员排序。人员范围可遵循以下原则：一是注意主席台（或签约台）的容量；二是尽量保证有任务的人员上台；三是注意平衡，突出代表性，兼顾参会各方需要。主席台人员一般按级别排序，如果涉及层面多、背景复杂，可以先对照行政职级排序；没有相应职级的，可以查找以往惯例；无惯例可查的，可以按照有关人员在活动中担任角色的重要性来排。另外，同级或是职级接近的情况下，应该考虑把上级单位、受邀来宾往前排。有时来宾个人级别虽然不高，但他是代表所在部门参加活动，也要酌情往前排。确定顺序前要和有关各方充分沟通，尽量避免争议。