2. 话筒和音响的检查。首先要避免话筒、音响不响或乱响。除了注意检测线路,还要有专人负责音响,音响师也要全程在岗。其次要注意话筒的分配和调整。话筒数量不足时,一般先保证有讲话任务的领导。另外,一定要在活动前将主持词内议程、参加领导等有关内容进行再确认。再次要检查话筒的位置。发言席、主持席等要布置合理,注意发言台和上面摆放的物品不要遮挡发言人。
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3. 有关材料的检查。对于主持词、发言稿或讲话稿等材料,由于修改的次数可能比较多,必须安排专人审核和发放。对于材料中涉及来宾和议程的部分,在活动开始前一定要进行最终审核和确认。
重
实
施
再完美的筹备也要在实施中实现,准备的时候可以反复演练、反复试验,有错还可以改,但实施是“一锤子买卖”,成败立现,不容重来。这个阶段的关键就是控制,使整个活动尽量按活动预案进行。
信息沟通到位,保证步调一致。预案中的每个环节、每项安排,都要保证该知道的人知道,特别重要的事项必须直接通知本人,并安排专人负责到底。比如在活动中有主持、讲话、致辞、启动等任务的人员,应安排专人提前与本人联系,并告知有关情况,有变化时更要及时告知。活动现场要安排专人负责引导登台、站位等。另外,如果有统一安排,出发、就餐、活动的时间地点等都要注意通知到每个人,即使是印制在活动手册上,也要有专人负责提醒。对于在主席台或前排就坐的重要来宾更要重点关注,确保活动期间随时联系得上。
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